CASO DEMONSTRATIVO REALISTA · GUIA OPERACIONAL

De procedimentos espalhados a um manual que a equipa consegue usar.

A VÉRTICE Workspaces tinha instruções em documentos, mensagens, screenshots e checklists diferentes. O objetivo: criar uma única referência para operações diárias e onboarding.

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01Recebemosprocedimentos e conhecimento disperso
→
02Diagnosticámosduplicações, exceções e lacunas
→
03Organizámoscapítulos, responsáveis e decisões
→
04Desenhámospáginas, fluxos e checklists
→
05Entregámosum manual único e utilizável

01 · RECEBEMOS ISTO

O conhecimento existia. O sistema não.

O problema não era falta de informação — era estar espalhada por demasiados sítios e depender de quem “já sabia como se faz”.

DOC
Abertura e fecho14 páginas · versão 4instruções longas + notas contraditórias
PNG
Screenshots da plataforma23 imagensreservas, membros, salas e faturação
MSG
Mensagens internas41 excertosexceções e “faz assim quando…”
XLS
Contactos e responsabilidades1 folha de cálculonomes, fornecedores e escalamento
CHK
Checklist impressa2 versõesabertura diária com passos diferentes

02 · DIAGNOSTICÁMOS

O mesmo processo tinha três versões diferentes.

Antes de desenhar, era preciso decidir qual informação era válida, quem era responsável e o que devia acontecer em cada exceção.

01Instruções duplicadaso mesmo procedimento aparecia em documentos diferentes
02Exceções escondidasas regras mais importantes estavam em mensagens internas
03Sem proprietárionão era claro quem decidia ou quem devia ser contactado
04Linguagem inconsistentea mesma tarefa tinha nomes diferentes consoante a pessoa

03 · ORGANIZÁMOS

De ficheiros soltos para uma arquitetura operacional.

O guia foi estruturado por momentos de trabalho, não pelo formato dos ficheiros que recebemos.

GUIA OPERACIONALVÉRTICEversão 1.0
01Começarcomo usar · funções · prioridades
02Operação diáriaabrir · acompanhar · fechar
03Membrosonboarding · pedidos · saídas
04Espaçossalas · reservas · conflitos
05Incidentesníveis · resposta · escalamento
06Referênciacontactos · fornecedores · versões
REGRA 01Uma tarefa = um responsável.
REGRA 02Uma decisão = um caminho claro.
REGRA 03Uma exceção = um ponto de escalamento.

04 · CONSTRUÍMOS

O design foi pensado para ser consultado sob pressão.

Nem todas as páginas têm a mesma função. Criámos modelos para instrução, checklist, fluxo de decisão, interface e referência rápida.

Abertura de capítulo
Passo a passo
Checklist
Árvore de decisão
Screenshot anotado
Matriz de escalamento

05 · RESULTADO FINAL

Veja 12 páginas representativas do guia de 36 páginas.

O resultado final combina instrução, navegação, checklists, fluxos de decisão e referências rápidas.

01 / 12
VÉRTICEWORKSPACES
GUIA OPERACIONAL · V1.0

Operar bem.
Todos os dias.

Uma referência única para equipas de espaço.

INTERNO · 202601
VÉRTICE
02
COMO USAR ESTE GUIA

Procure pela situação.
Não pela pessoa.

O guia foi desenhado para responder a perguntas operacionais sem depender de memória informal.

1Identifique a situação
2Siga o procedimento
3Confirme a checklist
4Escale se necessário
VÉRTICE
03
NAVEGAÇÃO

Índice por momento de trabalho

01Começarp. 04–07
02Operação diáriap. 08–16
03Membrosp. 17–22
04Espaçosp. 23–27
05Incidentesp. 28–32
06Referênciap. 33–36
VÉRTICE
08
OPERAÇÃO DIÁRIA

Abertura do espaço

Objetivo: ter receção, salas e sistemas prontos antes da chegada dos primeiros membros.

07:30
Acesso e segurançadesarmar alarme · iluminação · inspeção visual
Receção e salastemperatura · água · materiais · ecrãs
Sistemasreservas · impressoras · Wi‑Fi · música
Confirmaçãochecklist concluída e espaço pronto
VÉRTICE
09
CHECKLIST · ABERTURA

Antes de marcar “pronto”

ESPAÇO
SISTEMAS
RESPONSÁVELHost de aberturaSe algo impedir a abertura → ver Incidentes p. 28
VÉRTICE
18
MEMBROS

Novo membro: primeiros 15 minutos

01Confirmar perfilnome · empresa · plano
→
02Ativar acessoapp · cartão · Wi‑Fi
→
03Orientarsalas · copa · impressão
→
04Fechar onboardingcontacto · regras · apoio
VÉRTICE
24
ESPAÇOS · SALAS

Criar uma reserva

  1. Pesquisar membro ou empresa
  2. Confirmar duração e sala
  3. Verificar créditos do plano
  4. Adicionar participantes
  5. Confirmar e enviar convite
Vértice · Reservas
10:00Sala Norte11:0012:00Sala Norte · 6 pax13:00
VÉRTICE
25
EXCEÇÃO · RESERVAS

Duas equipas dizem ter a mesma sala. E agora?

Existe reserva confirmada no sistema?
SIMManter reserva confirmadaprocurar alternativa para a segunda equipa
NÃOExiste email ou comprovativo?verificar histórico antes de decidir
SEM EVIDÊNCIAEscalar para Space Leadnão atribuir responsabilidade ao membro
VÉRTICE
29
INCIDENTES

Classificar antes de agir

NÍVEL 1Impacto baixo1 pessoa · existe alternativaresolver localmente
NÍVEL 2Impacto operacionalvárias pessoas · serviço degradadocontactar Space Lead
NÍVEL 3Segurança / interrupçãorisco ou espaço indisponívelativar escalamento imediato

Registar sempre: hora · local · impacto · ação tomada · responsável.

VÉRTICE
31
ESCALAMENTO

Quem contactar em cada situação

Situação1.º contacto2.º contactoPrazo
Wi‑Fi indisponívelSuporte ITSpace Lead5 min
Acesso / fechaduraSpace LeadFacilitiesimediato
FaturaçãoMember CareFinance2 h
SegurançaEmergênciaOperationsimediato
Contactos completos na página 34 · versão 1.0
VÉRTICE
15
OPERAÇÃO DIÁRIA

Fecho do espaço

O objetivo não é “apagar as luzes”. É deixar o espaço preparado para a abertura seguinte.

18:45 → 19:00
VÉRTICE
36
REFERÊNCIA

Contactos, ownership e versão

SPACE LEADoperações do espaçoext. 201
MEMBER CAREmembros e faturaçãoext. 214
FACILITIESmanutenção e acessosext. 230
IT SUPPORTrede e equipamentosext. 240
VERSÃO1.0
PROPRIETÁRIOOperations
REVISÃOtrimestral
ÚLTIMA ATUALIZAÇÃOago 2026

06 · O QUE SERIA ENTREGUE

Um manual preparado para consulta, onboarding e atualização.

  • Guia operacional final de referência: 36 páginas
  • PDF digital + PDF HQ
  • Arquitetura de capítulos e navegação
  • Fluxos de decisão e checklists
  • Screenshots anotados e matrizes de escalamento
  • Versão editável quando prevista no orçamento
  • 3 revisões no plano de referência